Managed metadata en filteren in SharePoint

ALGEMEEN

SharePoint is een platform om kennisdeling binnen organisaties te ondersteunen. In SharePoint is het eenvoudig om documenten eigenschappen (metadata) te geven en daar vervolgens voordeel mee te behalen. Zo is het mogelijk om te zoeken op eigenschappen, maar ook filters en sorteringen aan te brengen op basis van deze metadata om relevante informatie te krijgen.
Wat is metadata? Metadata (of taggen) zijn de gegevens van een bestand, zoals auteur, datum, bestandstype etc. Het is ook mogelijk deze lijst uit te breiden met eigen bedachte metadata zoals, productgroepen, statussen, categorieën, opmerkingen etc.

Documenten opslaan in een goed bedachte mappenstructuur is en blijft mogelijk. Met SharePoint kan je documenten ook opslaan met metadata en zelfs in combinatie met mappen. Aan een map zie je weinig, alleen de naam, de datum van aanmaak en de naam van degene die de map ooit heeft aangemaakt. Zitten er documenten in? Zitten er submappen in? Wat voor documenten zitten er in, wanneer is het laatste document toegevoegd? Wie hebben er allemaal documenten in deze map gezet? Je ziet het allemaal pas als je op de map klikt. Hopelijk kom je dus niet eerst 3 lagen aan submappen tegen voordat je ontdekt dat er geen enkel document in je bibliotheek zit.

Voorbeeld:
Als je een keuken hebt en je zoekt de lepels in je eigen keuken, dan weet je ze zo te vinden. Echter als je bij je buren in de keuken zou gaan kijken zou je in eerste instantie niet weten waar de lepels liggen en moet je iedere keukenlade open doen. Bij toepassing van metadata zou je kunnen zoeken en geef je als zoekopdracht ‘’lepel keuken’’ en dan zou je in één keer een lepel kunnen vinden of misschien wel extra filteren naar het soort lepel dat je zoekt, bijvoorbeeld soeplepel etc.

Denk bijvoorbeeld ook eens aan de hoeveelheid informatie die te vinden is op het internet. Als we een vakantie- of huizensite nader bekijken, zien we dat we in die site kunnen filteren op locatie, soort huis, prijsklasse, kwaliteit in sterren, extra’s etc., waardoor we snel kunnen vinden en vergelijken. Er is vooraf natuurlijk goed nagedacht waar consumenten in dit geval op willen zoeken.

Binnen de organisatie moeten we vooraf dus goed nadenken waarop we willen zoeken/filteren.

MEDIA BIBLIOTHEEK

In onderstaande screenshots wordt een voorbeeld getoond van een media bibliotheek die wij hebben ontwikkeld op verzoek van een klant. Deze bibliotheek hebben wij voorzien van slimme filtermogelijkheden op basis van managed metadata en is er rekening gehouden met het vereiste dat metadata (labels) eenvoudig te beheren moeten zijn.

Door een item in een bibliotheek of lijst te selecteren kun je direct metadata toekennen en updaten onder het ‘i’-tje (detail sidebar), rechtsboven in de opdrachtenbalk. De wijziging wordt daarmee direct opgeslagen.

Toekennen en updaten van metadata (labels) aan bestanden door middel van het selecteren van één of meerdere termen uit een termenarchief.

Beheerders kunnen labels aanpassen en aanmaken in een termenarchief. Daarbij zijn verschillende instellingen mogelijk.

Typ de term die moet worden getagd. De opties uit het termenarchief worden direct getoond (subcategorie in hoofdcategorie).

Het is ook mogelijk om meerdere items tegelijk te selecteren en daarvan de metadata te bewerken. Nadat de juiste waarde is geselecteerd en je op ‘Opslaan’ hebt geklikt, is de metadata direct opgeslagen voor alle geselecteerde items.

Vervolgens biedt SharePoint de mogelijkheid te filteren op bepaalde kolommen met metadata waardoor je alleen alle documenten met een bepaalde eigenschappen terugvindt.

In de SharePoint bibliotheek of lijst klik je op het trechter icoontje rechtsboven in de opdrachtenbalk waarna het venster opent met de filter mogelijkheden. De filters die je ziet zijn gelijk aan de metadata die aanwezig is.

Wanneer we filteren zien we de data direct aanpassen. De filter wordt altijd toegepast binnen de geselecteerde view. Omdat bestanden vaak onderverdeeld zijn in een mappenstructuur zou dat betekenen dat het filteren beperkt is tot het betreffende map niveau. De wens van de klant is om te kunnen filteren over alle bestanden die voorkomen binnen de hele bibliotheek. Dit hebben wij opgelost door een view ‘show all items without folders’ te creëren, waardoor de bibliotheek in feite plat geslagen wordt. Bestanden kunnen naar wens worden gegroepeerd. Nu is het mogelijk om te filteren over de gehele inhoud van de bibliotheek.

Slim filteren door het kunnen selecteren van een hoofdcategorie met alle onderliggende subcategorieën of het specifiek filteren naar één of meerdere subcategorieën. Wanneer we filteren zien we de data direct aanpassen.

Top