Net gestart met Microsoft Teams? 

Belangrijke tip om effectief Teams te beheren

Nu veel organisaties gebruik maken van Microsoft Teams om thuiswerken mogelijk te maken, gaan veel medewerkers onderzoeken wat Teams te bieden heeft. Zoals de naam al zegt is Teams ideaal om in teamverband samen te werken. De optie om in Teams voor iedere afdeling, projectteam of bijvoorbeeld een activiteitencommissie een 'Team' aan te maken wordt dan ook snel ontdekt (deze functie staat vaak standaard aan voor alle medewerkers). Dit werkt heel prettig en heeft vele voordelen, maar ook willen we je attenderen op de ‘nadelen’ die deze functionaliteit met zich meebrengt. Hieronder leggen we je uit hoe Teams achter de schermen werkt. 

structuur microsoft teams

Wanneer je een Team aanmaakt in Teams wordt er op de achtergrond een SharePoint Teamsite en een Microsoft 365 Groep aangemaakt. Deze SharePoint Teamsite wordt aangemaakt omdat dit de plek is waar alle documenten worden opgeslagen die je in een 'Team' plaatst en de Microsoft 365 Groep om de rechten van deelnemers in een Team in te stellen.

Onder een Team is het mogelijk om verschillende kanalen (Channels) te openen; ieder nieuw kanaal creëert een nieuwe documentbibliotheek in de SharePoint Teamsite die is aangemaakt voor het betreffende Team.

inrichting microsoft teams

We adviseren goed na te denken over hoe jouw organisatie omgaat met het aanmaken van een Team. Bij kleine organisaties is dit vaak goed te managen, maar bij grotere organisaties kan er al heel snel een wildgroei ontstaan van Teams (en dus ook SharePoint Teams sites op de achtergrond) waardoor data op verschillende plaatsen door de gehele organisatie verspreid staat opgeslagen en het niet altijd meer duidelijk is wie waar rechten toe heeft.
Om controle te houden op de data binnen jouw organisatie, kan er op de achtergrond worden ingesteld dat slechts enkele medewerkers een Team kunnen aanmaken. Zo kan iedereen profiteren van alle voordelen van Teams en wordt er controle gehouden op de datastructuur binnen je organisatie. Ga van tevoren goed na wie er rechten krijgen om een ‘Team’ en ‘kanalen’ aan te maken binnen Microsoft Teams en wat het doel is van ieder team.


Teams kan direct worden gebruikt als communicatiemiddel;  vergader, bel, chat en werk samen met Teams. In het blog ‘Effectief vergaderen met Teams' vind je direct toepasbare tips. 
Wil je meer weten over het inrichten van jullie Teams omgeving dan adviseren we je graag. Neem contact op met onze Microsoft 365 Business Consultant Tom van den Oord.

Meer informatie over werken met Teams vind je in onderstaande blogs:   

 

Top