Hoe kun je eenvoudig vergaderen met collega's en externen via Teams? 

Met Microsoft Teams kun je eenvoudig vergaderen met collega's en externen; middels de Teams App, maar ook via de online Teamsomgeving. In ons eerdere blog over effectief vergaderen vertellen we hoe je een nieuwe Teamsvergadering aanmaakt via Outlook of via Teams en welke opties je kunt gebruiken tijdens de vergadering. Hieronder nemen we je stapsgewijs mee in het uitnodigen van deelnemers buiten jouw organisatie.

Via de gegenereerde link in de afspraak kunnen zowel collega’s als externen deelnemen aan de vergadering. Ook tijdens de vergadering heb je de mogelijkheid om deelnemers uit te nodigen. Klik in de taakbalk van de vergadering op het Teams icoontje om collega’s of externen uit te nodigen.

Rechts bovenin het scherm wordt de deelnemerslijst getoond. Je kunt nu iemand binnen jouw organisatie uitnodigen door zijn/haar naam in het tekstbalkje te typen. Om een externe uit te kunnen nodigen, klik je op het hyperlinkicoontje naast het tekstbalkje. Nu wordt de link naar de vergadering gegenereerd: 

Vervolgens plak je de gegenereerde link in een nieuwe e-mail. Deelnemers ontvangen een e-mail met onderstaande link:

Zodra een deelnemer op de link in de mail klikt, wordt de website van Teams geopend en worden de volgende stappen doorlopen: 

1. Aanmelden voor de vergadering, dit kan door aan te melden met een Microsoft account óf als 'gast'.
(Bij gebruik van een mobiel device in plaats van laptop of pc, dient de Teams App te worden geïnstalleerd). 
2.  Deelnemer typt zijn/haar naam en klikt op deelnemen (bij aanmelding als gastgebruiker).
3. De deelnemer staat in de wachtrij, ofwel de lobby, en wacht op goedkeuring van deelname.

De organisator ontvangt een melding middels een pop-up óf bovenin de deelnemerslijst en kan nu de persoon goed-/of afkeuren voor deelname aan de vergadering:

Na goedkeuring kunnen externen via het web of via de Teams App deelnemen aan de vergadering. Opties tijdens de vergadering hebben we in dit blog verder toegelicht.

vragen over Microsoft Teams?

Wil je meer weten over het inrichten van jullie Teams omgeving dan adviseren we je graag. Neem contact op met onze Microsoft 365 Business Consultant Tom van den Oord.

 

Andere blogs over Microsoft Teams

Meer informatie over werken met Teams vind je in onderstaande blogs:   

Top