office365 Roadmap 2018 deel 2

Microsoft Office 365 is een platform dat dagelijks uitbreidt met nieuwe functionaliteiten. Bij Kresco staan we voortdurend stil bij deze innovaties. Het is voor u vrijwel onmogelijk om alle ontwikkelingen bij te houden. Daarom delen we maandelijks met onze relaties -waarvoor we proactieve ondersteuning, advisering en wijzigingsbeheer binnen Office 365 uitvoeren- de belangrijkste ontwikkelingen van de Office 365 Roadmap en geven we inzichtelijk wat deze betekenen voor uw organisatie. Onderstaand vindt u een overzicht van de meest belangrijke wijzigingen.

De prullenbak in SharePoint nader toegelicht
SharePoint Online kent twee prullenbakken van waaruit verwijderde items teruggezet kunnen worden. Wanneer een item wordt verwijderd van een SharePoint Online site, wordt het naar de prullenbak van de eerste fase gestuurd. Deze prullenbak is een eindgebruikers prullenbak van waaruit gebruikers hun verwijderde documenten kunnen terugzetten. De prullenbak voor eindgebruikers is te vinden onder 'inhoud van site' en aan de rechterkant 'prullenbak'. Als een item uit de eerste prullenbak wordt verwijderd, wordt het naar de prullenbak van de tweede fase gestuurd. De tweede prullenbak is een beheerders prullenbak van waaruit de sitebeheerder(s) de items kunnen terugzetten die zijn verwijderd uit de eerste eindgebruikers prullenbak. Als een item wordt verwijderd uit de tweede prullenbak of als het item de retentietijd overschrijdt, wordt het permanent verwijderd. Er geldt een retentieperiode van 93 dagen en dat geldt voor zowel de eerste als de tweede prullenbak.

Indien dit niet voldoende is, dan biedt Kresco aanvullende online back-up functionaliteiten aan.




Bijlagen toevoegen vanuit de Cloud in Outlook
Een veel gestelde vraag van onze klanten is: ''hoe kun je eenvoudig en snel bestanden uit Office 365 (SharePoint/OneDrive) als bijlagen toevoegen aan Outlook-berichten om deze te versturen naar gebruikers buiten je organisatie?''.

Bij het delen van documenten binnen de Office 365 omgeving van je eigen organisatie deel je koppelingen met je collega's. Zo hoef je geen bestanden te versturen, maar een link naar het bestand. Door een koppeling te versturen wordt niet het hele bestand aan het e-mailbericht gekoppeld en blijft het e-mail bericht klein. Je kunt tegelijkertijd aan documenten samenwerken en raakt niet de controle over het document kwijt, omdat je altijd beschikt over de meest recente versie.

Echter soms wil je een bestand op traditionele wijze als kopie versturen naar gebruikers buiten je organisatie. Met de recente update van Outlook 2016 wordt hiervoor een oplossing geboden. Het is namelijk niet alleen mogelijk om een bijlage toe te voegen door te bladen in de map op de pc (lokaal), maar ook door te bladeren door weblocaties (Cloud), onder andere SharePoint en OneDrive. Ook worden de 12 meest recente bestanden waaraan je onlangs hebt gewerkt weergegeven, ongeacht of deze zijn opgeslagen op je computer of in de Cloud. Aan de hand van je ingelogde profiel in Office 365 zie je de sites waar je toegang toe hebt en de laatst gebruikte mappen. Bij het selecteren van het bestand wordt er gevraagd of je het bestand als traditionele bijlage (kopie) wilt verzenden of een koppeling (link) naar het bestand wilt delen. Op deze manier wordt het eenvoudig om bijlagen vanuit de Cloud toe te voegen aan je e-mailbericht.


Door weblocaties bladeren, onder andere SharePoint en OneDrive.


Door te klikken op de site 'documenten' krijg je een overzicht van alle bibliotheken waar je rechten toe hebt.


Bij het selecteren van het bestand wordt er gevraagd of je het bestand als traditionele bijlage (kopie) wilt verzenden of een koppeling (link) naar het bestand wilt delen.

Het is duidelijk dat de lokale applicaties van Microsoft een steeds grotere koppeling naar de Cloud krijgen. Het is namelijk ook mogelijk om direct vanuit lokale Office applicaties (zoals Word, Excel, PowerPoint etc.) een bestand te delen als kopie met de buitenwereld. Klik in de Office applicatie op het tabblad bestand en kies vervolgens voor delen, waarbij verschillende deelopties geboden worden.

SharePoint Spaces
Tijdens de jaarlijkse SharePoint Conference, die afgelopen mei werd gehouden in Las Vegas, heeft Microsoft met SharePoint Spaces een primeur getoond. Bedrijven die al van SharePoint gebruikmaken krijgen de mogelijkheid om door middel van een VR-bril (bijvoorbeeld de Holo Lens) content in mixed reality omgeving te zien. Mixed reality maakt het mogelijk om digitale informatie zoals beeld, hologrammen, video en geluid weer te geven en te koppelen aan bestaande objecten in de werkelijke wereld. Wat kun je met SharePoint Spaces? Denk aan het visualiseren van data in real-time, het opbouwen van een product catalogus waarbij de klant de producten in 3D kan ervaren. Ondersteuning van 360 graden video’s, om te zien hoe producten gebruikt kunnen worden. Maar het kan ook worden ingezet voor het verbeteren van het onboarding proces van nieuwe medewerkers.


Bekijk bovenstaande video om een indruk te krijgen van SharePoint Spaces.

Heeft u naar aanleiding van deze Office 365 Roadmap ontwikkelingen nog vragen, bijvoorbeeld wat deze betekenen voor uw organisatie of hoe u deze succesvol in kunt zetten, schroom dan niet om contact met ons op te nemen.

Met vriendelijke groet,

Bart Spruijt
Business Consultant Microsoft 365 / SharePoint

Top